Zoom Video Communications, Inc.（NASDAQ：ZM）宣布推出以 AI 為核心的協作文件解決方案 Zoom Docs。由生成式 AI 助理 Zoom AI Companion 驅動的 Zoom Docs，將幫助用戶在無需支付額外費用的情況下，於一站式智慧協作平台 Zoom Workplace 提升工作效率與團隊協作。
Zoom Docs 四大應用場景 助團隊最大化協作效能
企業可以透過 Zoom Docs 解決現代工作團隊所面臨的諸多挑戰，例如減少重複性任務所花費的時間、避免資訊超載，以及增進跨部門協作。Zoom Docs 透過 Zoom AI Companion 能夠將會議資料轉化為可編輯的線上協作文件，運用生成式 AI 加快內容撰寫，並根據個人和團隊的不同需求進行相應調整，從而提升生產力。Zoom Docs 的 AI 優先功能更能協助 Zoom Workplace 用戶提升團隊協作的順暢性和效率，透過資訊整理優化生產力，並強化團隊資訊的流通性。Zoom Docs 的四大應用場景包含：
一、提升線上會議協作效率：當用戶開啟線上會議時，Zoom Docs 將透過 AI Companion 簡化會議協作，幫助用戶將會議內容轉化為可編輯的協作文件，並將會議摘要集中管理於檔案當中，用戶也可以在會議過程中開啟 Zoom Docs 和與會者線上共編文件。
二、自動起草商業文件：無論是撰寫文案、報告、或商業提案，Zoom Docs 的 AI Companion 能夠協助跨國團隊輕鬆進行內容產製、修訂、摘要與翻譯。
三、簡化專案規劃過程：專案規劃涉及許多繁瑣的事務，而 Zoom Docs 可以幫助用戶利用內建模板製作產品發佈、行銷活動等專案簡報，有效追蹤進度，節省時間。此外，Zoom Docs 也能協助活動管理，透過整合專案相關資料，使進度、狀態和時程資訊透明化，方便管理人員追蹤和更新。
四、為團隊打造專屬的資料中心：企業可以透過 Zoom Docs 為團隊建立專屬的資料中心，將所有資料集中於一個來源，以便用戶在資料中心內共同建立和編輯相關資訊，從而加速內容生成，並應用於企業新進員工入職訓練、績效追蹤等。
Zoom Docs 運用 AI Companion 智慧功能 助團隊發揮最大潛力
以強大的 AI 功能為核心，Zoom Docs 將幫助團隊簡化工作流程。例如，用戶可以將 AI Companion 自動生成的會議摘要新增至易於編輯的文件中，省去記錄和手動複製筆記的時間，適用於一對一會議、對焦會議、腦力激盪、專案更新、討論、問答、客戶成功與用戶回饋等多種情境。此外，用戶也可以根據 AI Companion 會議轉錄功能產製內容，利用 AI Companion 的自訂或預設指令或查詢，進一步創建及修改內容。
AI Companion 能夠修訂和優化文件內容，如文章、提案和大綱，根據上下文調整語氣和寫作風格，檢查語法和拼寫錯誤，並將內容翻譯成包括繁體中文在內的九種語言，幫助跨國團隊更有效地協作。
Zoom Docs 將進一步提升 Zoom Workplace 的會議體驗，全方位強化團隊協作，確保與會者在會議前、中、後都能獲得一致的資訊。在會議開始前，用戶可以利用 Zoom Docs 聯繫同事並安排會議，簡化工作流程。而在會議期間，則能夠創建、分享和共同編輯文件，與會者無需離開會議視窗，即可即時跟隨主講者的內容、共編文件或留言評論；使用行動裝置參加會議的用戶則無需登入即可查看文件內容。會議結束後，用戶可以自訂格式，創建包含會議相關背景資料的檔案，方便團隊成員在線上編輯和共享，並通過設置文件存取權限來簡化授權過程。
此外，Zoom Docs 也開放用戶在會議期間授予臨時訪問的需求，幫助團隊更高效地協作。用戶可以透過 Zoom Team Chat 和 Zoom Mail 在 Zoom Workplace 中共享文件，或直接邀請同事在 Zoom Meetings 中即時協作。
Zoom Docs 全面提升一站式線上協作體驗
Zoom Docs 能夠根據用戶個人和團隊的不同需求，調整檔案格式，運用文字、表格、圖片和圖表等內容區塊來客製化文件，全面提升協作效率，並減少在多個應用程式之間傳遞資訊的時間。此外，Zoom Docs 可以加入資料表格，確保每位團隊成員的工作內容與追蹤專案進度，並支援新增檢查清單、圖片、影像和標註等，使文件更具互動性，並利用多欄式版面靈活地組織內容。
用戶也可以在文件中嵌入來自 Zoom Workplace 或第三方平台的應用程式，如 Zoom Whiteboard、Google Drive、Figma、X 和 YouTube，讓團隊成員可以於同一檔案中存取所有的資訊。面對眾多編輯中的文件時，用戶可將常用文件標記星號，或根據作者篩選，輕鬆整理與快速存取繁雜的檔案。
除增進團隊成員間的互動外， Zoom Docs 也能確保團隊間資訊的一致性，有效降低溝通成本。例如，利用分工表格、檢查清單、及追蹤修訂等確認工作進度、時程、截止日期和負責人，多元的瀏覽模式如工作流程看板、日曆和區塊呈現也有助用戶查看相關資訊。
此外，用戶可以將團隊文件整理在專用的資料庫中，集中存取共享資訊。在搜尋資料時，Zoom Docs 提供分組、篩選和排序等功能，輕鬆視覺化資訊並快速找到所需資料。一份 Zoom Doc 最多可以支援 100 位用戶同時協作，並可以在文件和註解中標註團隊成員。為確保資訊安全，Zoom Docs 提供快速新增、移除和變更內部成員及外部使用者權限的功能，讓團隊成員能安心在文件中作業。
所有 Zoom Workplace 付費方案的用戶可立即使用搭載 AI Companion 的 Zoom Docs。基礎（免費）用戶至多可建立 10 個 Zoom Docs 共享文件和無限量的個人文件（不包含 AI Companion 功能）。如基礎（免費）用戶欲解鎖 Zoom Workplace 中 AI Companion 的相關系列功能，可選擇升級至 Zoom Workplace Pro、商業版或企業版方案。帳戶所有者和管理員可以隨時啟用或停用 Zoom Docs 中的 AI Companion 功能。
Zoom Docs 於今日起開放 Zoom Workplace 應用程式版本 6.1.6 或更高版本的用戶使用。用戶可以透過 Zoom 官方網站、 Zoom Docs 產品頁面或 Zoom Web App 進行下載。
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